Nutzen

Die Anwender buchen
SmartReservation entwickelt ihren Raumreservierungsprozess weiter zu einem Self-Service. Die Räume werden nicht mehr von einer zentralen Stelle reserviert sondern nur noch von ihr verwaltet. Die eigentlichen Raumreservierungen führen die Anwender selbst durch. Somit wird die Arbeit einer Dispositionsstelle auf viele Nutzer verteilt, wodurch diese entlastet wird.

Smartreservation_Addin in Outlook

Nur verfügbare Räume werden angezeigt
Ersparen Sie sich die Recherche, welcher Raum wann frei ist oder die unangenehme Situation einer Doppelbuchung. SmartReservation zeigt Ihnen nur die Räume an die im angegebenen Zeitraum frei sind. Somit werden Überraschungen bei der Reservierung ausgeschlossen. Alle freien Räume werden in der Ergebnisbox angezeigt.

Weniger Fläche für Besprechungsräume bereitstellen

Durch das Einführen des Self-Service und die effektivere Auslastung der Räume wird die Verwaltung entlastet und die Nutzung ihrer Räume optimiert. Und durch die Anbindung von Displays mit unserer Software können die täglichen und aktuellen Belegungen direkt neben der Tür des Raumes angezeigt werden. Das spart zusätzlich Personalressourcen, da die manuelle Raumbelegungsausschilderung entfällt.

Bessere Verfügbarkeit durch automatische Stornierung

Haben Sie Leerstände durch nicht abgesagte Räume? Mit SmartReservation kann das nicht passieren. Bei Stornierungen von Terminen werden automatisch die zugehörigen Räume storniert und stehen somit für den nächsten Suchenden wieder zur Verfügung. Beim Verschieben von Terminen werden die Räume ebenfalls mitverschoben. Sollte der Raum im neugewählten Zeitraum nicht mehr verfügbar sein, wird der Buchende umgehend informiert.
Beispielbericht Catering KostenstelleabrechnungInterne Leistungsverrechnung
Behalten Sie den Überblick über ihre Kostenverteilung. SmartReservation bietet Ihnen direkt bei der Raumreservierung die Möglichkeit, die Reservierung einer Kostenstelle zuzuordnen. Die Nutzung dieser Funktion hilft Ihnen bei der internen Leistungsverrechnung.

Kostenersparnis
Sparen Sie bares Geld durch das Outsourcen der Reservierungen an die Anwender. Minimieren Sie den Aufwand pro Reservierung durch den schnelleren Buchungsprozess und automatisieren Sie die Belegungsausschilderung mit der Anbindung von Displays vor den Türen.

Automatische Kommunikation mit extern/intern
Empfinden Sie die Organisation einer Reservierung als zu langwierig oder aufwendig? Die automatische Benachrichtigung von externem Dienstleistern, wie z.B. Caterern, und internen Stellen erspart Ihnen mindestens einen Schritt in ihrem Prozess der Raumreservierung. Arbeiten Sie effektiver durch Automatisierte Prozesse.

Beispielauswertung Raumreservierung

Entscheidungsgrundlagen
Durch die Berichte von SmartReservation haben Sie aussagekräftige Entscheidungsgrundlagen für ihr Flächenmanagement, eventuelle Aufteilungen können so besser geplant werden. Ebenso können durch Bewertungen der Raumnutzer die am meisten gewünschten Assets in Räumen herausgefiltert werden.

Eingeschränkte Zugriffsberechtigung
Behalten Sie die Kontrolle über die Nutzungsmöglichkeiten ihrer Räume durch das Verwalten der Berechtigungen der Nutzer. Kontrollieren Sie den Zugriff auf exklusive Räume durch Nutzungsrechte. Legen Sie genau fest wer welche Räume buchen darf.

Wahren Sie Diskretion indem Sie den Titel von vertraulichen Besprechungen mit der Funktion „Vertrauliche Besprechung“ geheim halten. Somit sind Gehaltsgespräche oder Ähnliches nicht für Jedermann sichtbar.

Legen Sie als Administrator fest, wer Einsicht in die Berichte von SmartReservation hat. Steuern Sie den Zugriff auf diese Controlling relevanten Daten.

Raumreservierung Catering

Arbeitslisten für alle Servicegruppen

Profitieren Sie von erstellbaren Arbeitslisten für Mitarbeiter und externe Dienstleister. Caterer können sich über die Buchungsübersicht alle Raumreservierungen für einen bestimmten Zeitraum anzeigen lassen und diese dann in einem Bericht als PDF ausgeben lassen.

Der Workflow sorgt somit automatisch für eine strukturierte Organisation der Service-Leistungen, ohne dass eine übergeordnete Koordinationsstelle eingreifen muss.

Bessere Übersicht über Kosten und Auslastung

Behalten Sie den Überblick über die Auslastung ihrer Räume über die Buchungsübersicht und die entsprechenden Berichte.

Bleiben Sie informiert über ihre Kosten, indem Sie deren Zuordnung über die verwendeten Kostenstellen einsehen können. Eine detaillierte Übersicht der Ergebnisse kann als Bericht ausgegeben werden.

Raumreservierung Display

Flexibilität in der Auswahl von Displays
Rüsten Sie ihre Räume mit Raumdisplays aus, welche die Belegung für den heutigen Tag anzeigen. Wählen Sie selbst den Hersteller ihres Vertrauens oder entscheiden Sie sich für von eTASK empfohlene Hersteller. Falls Sie bereits Displays in Benutzung haben, testen wir gerne für Sie die Kompatibilität zu unserem System.

Zudem bieten wir ein API aus dem Ihr Displayhersteller die auf den Displays anzuzeigenen Daten einfach abrufen und anzeigen kann. Damit sind Sie vollständig flexibel bei Auswahl der Displays und Darstellung der Inhalte.

Kein Mehraufwand bei zusammenlegbaren Räumen

Verfügen Sie über zusammenlegbare Räume? Haben Sie Probleme, diese mit ihrem aktuellen Raumreservierungsprozess richtig zu verwalten?

SmartReservation hilft Ihnen, indem zusammenlegbare Räume, zusätzlich zu den einzelnen angelegten Räumen, als ein großer Raum angelegt werden. Damit erhalten jeder Einzelraum und der Großraum einen eigenen Eintrag. So wird der zusammengelegte Raum ohne Probleme gefunden.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann rufen Sie doch einfach an: +49 (2203) 9253816
oder senden uns eine Anfrage.