Funktionen

Outlook

Nutzen Sie alle Funktionen von SmartReservation direkt in Outlook. Wir zeigen ihnen wie man mit dem Outlook AddIn Räume innerhalb kürzester Zeit reservieren kann.

In der heutigen Zeit wird Outlook fast überall im Büroalltag verwendet. Diesen Umstand macht sich SmartReservation zu nutze und bietet eine Schnittstelle zu MS Outlook an. Doch damit nicht genug. Als einzige Software zur Raumreservierung verfügt SmartReservation über ein AddIn welches in Outlook integriert wird.

Das bedeutet: Alle Funktionen die einen normalen Nutzer betreffen können direkt in Outlook getätigt werden. Ohne ein weiteres Programm oder ein neues Windowsfenster zu öffnen. Durch das AddIn in Outlook werden die Daten mit SmartReservation und dem Exchangeserver abgeglichen. Somit hat jeder Nutzer Zugriff auf alle verfügbaren Räume und Assets.

Unser Produkt hat nicht nur eine Schnittstelle mit Outlook. Wir haben unsere Software in Outlook eingefügt. Mit dem AddIn von SmartReservatione können Sie alle Funktionen der Software in Outlook benutzen (Raumsuche, Filteroptionen, etc.)

Legen Sie einen Termin fest indem sie das AddIn öffnen und einen geeigneten Raum suchen. Mit einem Klick fügen sie den Raumnamen dem Termin hinzu. Gleichzeitig wird der Raum in SmartReservation für den gewählten Zeitraum reserviert.

Alle Teilnehmer der Besprechung erhalten die Raumbezeichnung als Veranstaltungsort angezeigt. Interne Mitarbeiter können zusätzliche Informationen über den Raum im AddIn einsehen. (z.B. Lageplan)

Das Outlook AddIn erleichtert durch seine leichte Bedienbarkeit und Zugänglichkeit den Raumreservierungsprozess erheblich.

Catering

Buchen Sie das Catering für ihre Besprechung oder Veranstaltung direkt mit der Raumreservierung.

Ein Besprechungsraum muss für ein größeres Event reserviert werden. Das bedeutet nicht nur der Raum ist zu buchen sondern auch das Catering. Mit SmartReservation können Sie ihrer Buchung einfach einen Cateringauftrag hinzufügen. Die Bestellmengen werden durch die Auswahl an Artikeln mit der Anzahl der Teilnehmer festgelegt. Durch eine Anbindung der externen Dienstleister gelangt die Bestellung direkt zum Caterer. Dabei werden Vor- und Nachlaufzeiten direkt in die Buchung miteingerechnet.

Mit einem Buchungsschritt haben Sie die zwei wichtigsten organisatorischen Aufgaben erledigt.

Sollten Sie den Termin stornieren oder umlegen werden ebenso die Raumreservierung und das Catering storniert oder verschoben. Das System passt sich flexibel an ihre Änderungen an.

Berechtigungen

Vergeben Sie die Rechte zur Reservierung von Räumen nach belieben an ihre Nutzer und realisieren Sie somit ihre Berechtigungsstruktur.

SmartReservation bringt einige Features mit sich um Berechtigungen ausführen zu können. So können Sie z.B. Besprechungs- und Funktionsräume als Exklusivräume kennzeichnen. Diese können nur von ausgewählten Nutzern reserviert werden. Möglich ist auch eine Reservierung eines Exklusivraumes durch die Bestätigung eines Administrators. Desweiteren sind Stornofristen und gesperrte Zeiträume (z.B. bei Umbauten im Raum) einstellbar. Wird keine Beschränkung ausgewählt wird der Raum ohne erforderliche Genehmigung gebucht.Vertrauliche Besprechungen können ebenso wie andere Termine gebucht werden. Durch ein Häkchen der Option „vertraulich“ wird der Titel des Termins verborgen.  Somit können nur am Termin beteiligte Personen den eigentlichen Titel sehen.

Das Berichtswesen von SmartReservation verfügt über viele Reports um z.B. die Raumauslastung und die Raumspezifikationen im Auge zu behalten. Jedoch sind diese Informationen nicht für jeden gedacht. Die Sichtbarkeit der Berichte kann ebenso wie das Recht Exklusivräume zu buchen einem Nutzer gegeben werden. Damit schützen Sie ihre Daten vor unerwünschtem Zugriff.

Egal wo sie differenzieren möchten, mit den Berechtigungsmöglichkeiten von SmartReservation können Sie ihre Vorstellungen realisieren.

Raumsuche

Finden Sie den passenden Raum mit den Filterfunktionen von SmartReservation. Sehen Sie nur noch Räume die die Anforderungen erfüllen und im angegebenen Zeitraum verfügbar sind.

Verbrauchen Sie mehr Zeit für die Suche des passenden Raumes als für die eigentliche Reservierung? Benötigen Sie mehr Informationen zu den Räumen um besser entscheiden zu können? SmartReservation löst für Sie diese Probleme mit der Filterfunktion. Suchen Sie den passenden Raum aus dem System indem Sie über Auswahlkriterien selektieren. Ihnen werden nur die Räume angezeigt die ihre Anforderungen erfüllen und zum angegebenen Zeipunkt frei sind, keine Doppelbuchungen! Alles das ist natürlich auch innerhalb des AddIns in Outlook möglich.Filtern Sie nach Liegenschaft, Gebäude, Etage, Raum, Anzahl der Teilnehmer, technische Ausrüstung des Raumes oder ob der Raum für Telefon- bzw Videokonferenzen geeignet ist.

Die Filtermöglichkleit beinhaltet auch spezielle Anforderungen wie z.B. die Suche nach zusammenlegbaren Räumen oder der Kapazitätsgrenze des Raumes.

Sollten Sie Ressourcen wie Beamer und Flipcharts nur zentral bereitstellen ist es kein Problem diese der Etage hinzuzufügen. Eine automatische Nachricht informiert wann die Ressource in welchem Raum sein muss.

Kommunikation

Profitieren Sie von einer automatischen Kommunikation durch unsere Software. Informieren SIe Dienstleister und Mitarbeiter über Buchungen und senden Sie die Raumbelegungen direkt an ihre Raumdisplays.

Der Schlüssel zu einem hohen Nutzen einer Software ist Automatisierung, Prozesse werden dadurch beschleunigt oder verkürzt. SmartReservation bietet ihnen durch automatisierte Kommunikation bzw. Weiterleitungen von Aufgaben genau diesen zeitlichen Nutzen.

Benachrichtigen Sie ihren Caterer bei der Auswahl von Speisen und Getränken im Zuge der Raumreservierung. Eine Mail mit allen Details zum Besteck wird bei der Buchung des Raumes abgeschickt.

Fühlen Sie sich sicher, dass die bestellte Ressource rechtzeitig zu ihrem Termin im gewählten Raum anzutreffen ist. Der Zuständige für ihren Bereich wird mit genügend Vorlaufzeit informiert dass die gewälhlte Ressource benötigt wird.

Um ihren Raumreservierungsprozess zu 100% zu automatisieren schlagen wir vor SmartReservation in Kombination mit Raumdisplays zu nutzen. Die Reservierungen für einen Raum werden direkt auf einen Display übertragen, welcher neben der Eingangstür an der Wand befestigt wird. Somit sind die Informationen zur Verfügbarkeit des Raumes für jeden an der Tür ersichtlich. Dies erspart ihnen nicht nur die unangenehme Situation im Falle einer Doppelbelegung sondern auch das manuelle Ausschildern der Räume mit gedruckten Belegungsplänen.

Controlling

SmartReservation hält Sie mit Berichten zu Auslastungen, Übersichten, Arbeitsplänen, Kostenstellen und Bewertungen auf dem Laufenden.

Behalten Sie den Überblick über Auslastung und Kosten. SmartReservation bietet ihnen Möglichkeiten Kosten im Zuge von Raumreservierungen klar zu definieren und diese später gefiltert auszugeben.Ordnen Sie die Kosten für die Reservierung eines Raumes oder das Catering einer konkreten Kostenstelle zu. Somit behalten Sie im Blick wer welche Kosten verursacht.

— Kontrollieren Sie die Nutzung der Räume mit einer Vielzahl von ausgebbaren Berichten. Folgende Berichte können mit Crystal Reports erzeugt werden:

  • Auslastung Besprechungsräume (buchbar, alle)
  • Raumbuchungen pro Monat
  • Buchungen aktueller Monat
  • Catering: Kosten pro Kostenstelle
  • Arbeitsplan
  • Gebuchte Ressourcen heute
  • Raumspezifikationen
  • Getränkeservice: Kosten pro Kostenstelle
  • Kostenverrechnung für Getränke und Mengenangaben
  • Auswertung Buchungen mit Eindeckungen
  • Bewertung Raumbuchungen
  • Bewertung Getränke

Schnittstellen

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